Es un hecho que la industria restaurantera se mantiene en constante evolución y que la competencia es cada vez más intensa en el rubro. En efecto, uno de los pilares que han fomentado esta transformación es la incorporación de los sistemas tecnológicos en el día a día de los negocios de comida como en la gestión del inventario de cocina.
En la actualidad, ofrecer un buen servicio con una gastronomía de calidad es más que un diferencial, es una obligación para los negocios de comida que desean ocupar posiciones en el tope del mercado.
Gracias a la transformación digital, ha sido posible optimizar la atención a los clientes tanto presencial como a distancia y potencializar el proceso de fidelización de los clientes.
Asimismo, el uso de la tecnología ha permitido mantener un control más estricto del inventario fomentando, de esta manera, una mejora en la rentabilidad.
Hoy centramos nuestra atención en el último punto señalado: el inventario de cocina, una vez que es un factor que influye directamente en el desempeño financiero del negocio. De hecho, muchos gestores tienen dudas sobre cómo hacer un efectivo inventario de cocina. Si esta también es tu duda, ¡continúa leyendo este artículo!
Acá encontrarás 7 prácticas para el manejo de un inventario de excelencia que te permitirán garantizar una operación impecable y platillos de calidad respetando las normativas de seguridad e higiene.
1. Cuenta con herramientas tecnológicas
Como dijimos al inicio de la publicación, la tecnología ha contribuido a una mejor gestión de inventarios, por lo tanto, nada más interesante que recurrir a un software de gestión para realizar el control de forma automatizada.
En la actualidad, es posible encontrar numerosos sistemas de gestión de inventario en el mercado. Seguro encontrarás un software que se adecúe al porte y a las necesidades de tu emprendimiento.
2. Prioriza la organización
Al mantener todos los insumos, materiales y alimentos bien organizados es posible entender cuáles artículos necesitan ser comprados, así como la cantidad requerida de cada uno.
Además de mantener un ambiente organizado, es recomendable que sean realizadas tareas de limpieza y mantenimientos de manera regular. Recuerda retirar del inventario de cocina a los alimentos que ya no funcionen. Asimismo, considera que toda materia prima que caduca significa una pérdida financiera para tu negocio.
3. Elabora inventarios de entrada y de salida
Si es la primera vez que haces un inventario de cocina, es importante que dediques un mes para el registro del comportamiento del negocio. Luego, deberás realizar un inventario inicial donde conste los artículos y sus cantidades actuales, un registro de compras y un inventario de salida.
Además, es imprescindible que consideres la fórmula del inventario utilizado:
(Inventario Inicial + Compras) – Inventario Final = Inventario Usado (IU)
En definitiva, el IU te ayudará a definir que definas las cantidades necesarias de cada material para que tu restaurante funcione de manera adecuada por un período semanal. Asimismo, este cálculo es indispensable para verificar los cambios ocurridos en la operación del negocio.
4. Utiliza la regla Primera entrada – Primera salida (PEPS)
Para aprovechar los artículos al máximo y evitar pérdidas, es esencial que el restaurante acomode los insumos de acuerdo con la caducidad dejando a mano los artículos con fecha más cercana a modo de asegurar que estos sean utilizados en tiempo y forma.
Dicho esto, queda más fácil entender la regla PEPS, visto que los alimentos comprados con anterioridad o que tengan el plazo de validez inmediato deben ser utilizados de forma prioritaria. De esta manera, los elementos con mayor vida útil pueden ser almacenados y así, se evitan los desperdicios.
5. Elige un horario
Para optimizar la realización del inventario, es recomendable que determines un horario para dedicarte a la tarea. De preferencia, selecciona un período fuera de la hora pico, es decir, elige un momento antes empezar o después de finalizar el período de atención a los clientes por dos motivos:
- No tendrás que interrumpir el inventario (considera que necesitarás a dos o tres auxiliares) para atender a los consumidores.
- Obtendrás cantidades más precisas evitando así errores de cálculo.
Más allá de ser posible hacerlo antes de abrir el negocio, lo ideal es que hagas el inventario al final de cada jornada, de este modo, podrás determinar con más exactitud los requerimientos ya sea en términos de materiales (limpieza, papelería, operación, entre otros) o, en cuanto a las cantidades de alimentos necesarios para mantener la operación del restaurante.
6. Registra los desperdicios
Tener un inventario efectivo también depende del cuidado que le dedicas al registro de los alimentos desechados y la razón por la que se han descartado. Este último punto debe ser muy bien especificado, es decir, informar los alimentos que han sido desechados porque se echaron a perder, fueron regresados por un cliente o por fallas en el control de la cocina.
En efecto, detallar la información es fundamental para que entiendas los motivos que inciden en el desperdício y, de este modo, puedas implementar acciones o modificar procesos con la finalidad de garantizar el mejor aprovechamiento de los alimentos.
7. Haz el inventario de manera frecuente
Es importante que tengas en mente que necesidad de realizar inventarios de forma regular, incluso, recomendamos que lo hagas semanalmente y lo analices mes a mes. Esta constancia te ayudará a:
- entender cuáles alimentos son consumidos en mayor cantidad;
- conocer las preferencias de tus clientes;
- identificar aumentos o reducciones en los precios;
- detectar los mejores proveedores;
- descubrir fallas y errores en el manejo del inventario;
- implementar nuevas tecnologías de control de stock;
- comprender las fechas que presentan una mayor demanda.
Por lo tanto, hacer un inventario posibilita no solo mantener el correcto funcionamiento del negocio en la actualidad como también definir planes para períodos futuros.
Como puedes ver, es posible crear un inventario de cocina organizado contemplando las necesidades de materia prima, insumos y materiales. No obstante, para que la tarea sea realizada de la mejor forma posible es fundamental seguir estos consejos y buscar formas de adquirir cada vez más conocimiento acerca de la gestión de restaurantes.
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